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Jean-Phi Baconnais

Jean-Phi Baconnais

6 minutes

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Les rĂ©unions sont des Ă©vĂšnements rĂ©guliers de notre quotidien. Mais “trop de rĂ©union tue les rĂ©unions” comme on dit souvent, surtout quand on ne respecte pas quelques rĂšgles. Sans cela, les rĂ©unions peuvent littĂ©ralement nous faire pĂ©ter les plombs, gĂ©nĂ©rant une mauvaise ambiance dans les Ă©quipes et un ressenti personnel nĂ©gatif. Cet article est un mĂ©lange de vĂ©cu et d’articles trouvĂ©s sur le net.

Quand on me propose une réunion

J’ai comme premiĂšre intention de partir en courant et de ne pas y assister.

horror

Pourquoi ?

En regardant mon agenda je vois plein de “boites” remplies d’invitĂ©s. Et le tout durant grand minimum 1h et bien plus souvent 2h. Une rĂ©unionite aigue comme on dit souvent. Entre les rĂ©unions projets, les rĂ©unions de dĂ©partement, les rĂ©unions RH on arrive vite Ă  une surcharge de rĂ©unions.

Comment se déroule une journée ?

On arrive le matin, tranquille, on prend son petit café, tranquille, et on attaque la premiÚre réunion vers 9h30. Tout va bien !

ok

Cette premiĂšre rĂ©union se passe normalement mais Ă  10h, l’heure de fin initialement prĂ©vue, la rĂ©union n’est toujours pas finie.

Deux options :

  • Soit je pars discrĂštement tout en sachant que se lever de sa chaise, quitter la salle n’est pas tellement discret.
  • Soit j’attends patiemment la fin de la rĂ©union.
horror

Je reste poli et prend l’option numĂ©ro 2, je patiente tout en prĂ©parant dans ma tĂȘte l’excuse de retard pour ma prochaine rĂ©union.

La réunion se termine

La rĂ©union se termine, j’enchaine la seconde rĂ©union, en audio cette fois-ci. Je me dis que finalement, 10 minutes de retard ce n’est pas la fin du monde, je rattraperai surement le retard et avec un peu de chance, ils ont juste prĂ©sentĂ© le sujet de la rĂ©union (que je connais dĂ©jĂ  … enfin c’est ce que j’imaginais).

Sauf qu’en fait …

J’ai ratĂ© l’introduction et le contexte de la rĂ©union, pas grĂąve j’assume ! Mais pas que … Je me suis poliement prĂ©sentĂ© et j’ai annoncĂ© mon arrivĂ©e en saluant les personnes que je n’avais pas encore vu / eu en rĂ©union. Donc clairement, j’ai interrompu la prĂ©sentation de l’introduction, et comme il y avait des informations fraiches, le prĂ©sentateur a du recommencer sa prĂ©sentation. Merci qui ? Merci Bibi !

La rĂ©union se poursuit (plus ou moins bien en fonction des rĂ©unions), et malheureusement, elle finit plus tard que prĂ©vue …

Deux options :

  • soit je pars discrĂštement, c’est en audio donc mon dĂ©part sera plus discret qu’une rĂ©union physique
  • soit j’attends patiemment la fin de la rĂ©union.
horror

Je reste poli et prend l’option numĂ©ro 2, je patiente tout en prĂ©parant dans ma tĂȘte l’excuse de retard pour ma prochaine rĂ©union.

Sauf qu’en fait …

J’ai ratĂ© l’introduction et le contexte de la rĂ©union, pas grĂąve j’assume ! Mais pas que … Je me suis poliement prĂ©sentĂ© et j’ai annoncĂ© mon arrivĂ©e en saluant les personnes que je n’avais pas encore vu / eu en rĂ©union. Donc clairement, j’ai interrompu la prĂ©sentation de l’introduction, et comme il y avait des informations fraiches, le prĂ©sentateur a du recommencer sa prĂ©sentation. Merci qui ?

La rĂ©union se poursuit (plus ou moins bien en fonction des rĂ©unions), et malheureusement, elle finit plus tard que prĂ©vue …

Deux options :

  • soit je pars discrĂštement, c’est en audio donc mon dĂ©part sera plus discret qu’une rĂ©union physique
  • soit j’attends patiemment la fin de la rĂ©union.

Je reste poli et prend l’option … oui j’ai compris c’est l’option numĂ©ro 2 qui est choisie ! Cette situation est vue et revue !

Retour vers le futur

Fin de la journée, ouf !

La journĂ©e se termine, (soupir), la suivante s’annonce aussi pationnante (soupir)… et le sur lendemain aussi, etc, etc.

Cela nous impacte-t-il ?

Bien sur !

Cela peut se faire ressentir par plusieurs critĂšres visibles (ou non) ;

  • NervositĂ©
  • Angoisse
  • Sentiment de courir aprĂšs la montre toute la journĂ©e
  • Tensions entre les collaborateurs. Un petit jeu sympa est d’imaginer les personnes en retard Ă  la rĂ©union que vous organisez ou participez, vous verrez cela permet de savoir si on connait bien les collĂšgues ! 😀
Stop ! Stop

Les 11 commandements

Les 11 commandements

Voici 11 commandements à respecter si vous menez une réunion, et je vous conseille de faire passer le message aux organisateurs de réunion.

1 - Ma présence est-elle utile dans la réunion ?

Ma prĂ©sence est-elle vraiment utile ? Cela peut faire sourire mais il faut vraiment se poser la question. A quoi bon d’aller Ă  une rĂ©union oĂč on a l’impression de ne servir Ă  rien si ce n’est perdre du temps et se sentir inutile.

2 - Fixer les objectifs de la réunion

Au tout dĂ©but de rĂ©union, fixez les objectifs et prĂ©sentez les rapidement. Cela permettra Ă  votre auditoire d’avoir une idĂ©e de tous les points Ă  voir dans ce crĂ©neau. Le “must” serait de les renseigner prĂ©alablement dans l’invitation de la rĂ©union. Les invitĂ©s pourront alors prĂ©parer les sujets et Ă©ventuellement voir si leur prĂ©sence est utile.

3 - Arriver à l’heure

C’est bĂȘte mais si on arrive Ă  l’heure, cela permet de commencer une rĂ©union Ă  l’heure, et je l’espĂšre, finir Ă  l’heure. En tant qu’organisateur, pourquoi terminer une rĂ©union Ă  l’heure alors qu’elle a commencĂ© 15 minutes en retard ?

4 - Alléger les documents présentés

La prĂ©sentation des documents ne doit pas ĂȘtre un supplice. Avoir un document allĂ©gĂ© en contenu est une bonne pratique.

5 - Préparer sa réunion

Préparer sa réunion est pour soit un fait agréable et rassurant. Pour les organisateurs cela rend plus fluide la présentation de documents ou de schémas.

6 - Timeboxer les sujets de la réunion

Quand plusieurs sujets sont Ă  Ă©voquer dans la mĂȘme rĂ©union, il est bon de positionner un temps d’Ă©change pour chaque sujet. Ainsi cela permettra de changer de sujet une fois le dĂ©lai rĂ©parti et de terminer la rĂ©union dans les temps.

7 - Accepter de ne pas pouvoir clÎturer un sujet dans le temps prévu

Une fois le timeboxing mis en place, cela vous arrivera surement d’arriver au bout du temps imparti sans pour autant avoir de rĂ©ponses ou d’actions. Vous pourrez alors dĂ©cider d’une autre date de rĂ©union, ou de prolonger pour une durĂ©e fixe un nouveau temps d’Ă©change.

8 - Prévoir un temps pour clÎturer la réunion et résumer les actions ou informations prises dans la réunion

PrĂ©voir un temps de conclusion quelques minutes avant la fin de la rĂ©union. Cela permettra de clarifier et rappeler ce qui a Ă©tĂ© dit lors de la rĂ©union et de positionner des acteurs sur les actions. Cela permet Ă©galement de prĂ©parer des notes pour le compte rendu de la rĂ©union (si ce n’est dĂ©jĂ  fait) et de l’envoyer dans la foulĂ©e.

9 - Faire une pause entre les rĂ©unions, mĂȘme de 5 minutes

Si possible, ne pas clĂŽturer les rĂ©unions sur une heure fixe, genre 10h ou 15h mais plutĂŽt 9h55 ou 14h55. Cela permettra de faire une pause de 5 minutes avant la prochaine rĂ©union et d’arriver Ă  l’heure Ă  la suivante.s

10 - Si on arrive en retard (oui c’est possible quand mĂȘme), arriver discrĂštement et/ou laisser un mot sur le tchat

Si malgrĂ© toutes ces prĂ©conisations, vous ĂȘtes en retard, faĂźtes vous tout simplement discret en laissant un mot dans le tchat lors des audios.

11 - Respecter les 10 premiers commandements

Le dernier conseil est de bien respecter les 10 prĂ©cĂ©dents commendemants ! 😆

Merci de votre lecture.

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Consultant développeur @ Zenika Nantes
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